Cambiar la administración de un edificio en Perú no consiste solo en firmar un contrato nuevo: consiste en traspasar documentos, dinero, contratos, accesos y responsabilidades sin dejar vacíos. Si la Junta de Propietarios no revisa esos puntos, el nuevo administrador hereda deudas ocultas, trámites vencidos y equipos sin mantenimiento, y los vecinos lo notan en la cuota de los siguientes meses.
Esta guía es para Juntas y presidentes que ya decidieron cambiar de administración de edificios o que están asumiendo el edificio por primera vez. Reúne los aspectos que conviene revisar, en qué orden y cómo dejarlos firmados en un acta de entrega.
Cuándo se produce un cambio de administración
Hay tres escenarios frecuentes, y cada uno pide una revisión distinta:
- Fin o terminación de contrato con la empresa o el administrador actual. Es el caso más común y el que exige más cuidado con la entrega de documentos.
- Edificio nuevo: la inmobiliaria o constructora entrega las áreas comunes y la Junta se constituye por primera vez. No hay historial, así que se revisan sobre todo garantías, planos y equipos.
- Paso de autogestión a empresa (o al revés): el Presidente o la directiva venían administrando de forma voluntaria y los registros suelen estar dispersos.
Si todavía estás decidiendo entre modelos de proveedor, revisa primero los tipos de empresas de administración de edificios y sus contratos y los criterios para elegir una empresa de gestión de edificios residenciales. Esta página empieza donde esa decisión termina.
Quién decide el cambio y cómo debe quedar documentado
Conforme a la Ley N.º 27157 y su TUO, que siguen vigentes, la decisión corresponde a la Junta de Propietarios, no a un propietario por separado. En la práctica, eso significa tres cosas:
- El cambio se aprueba en asamblea, con el quórum y las mayorías que fije el reglamento interno del edificio.
- El acuerdo consta en el libro de actas, con la fecha desde la que rige el nuevo administrador y las facultades que se le otorgan.
- El Presidente (o quien represente a la Junta) firma el traspaso, por lo que conviene verificar que sus poderes estén vigentes y, si corresponde, inscritos.
Para entender cómo se reparten funciones entre la Junta y quien administra, lee cuál es el rol del administrador frente a la junta de propietarios.
Los 8 aspectos que debes revisar en el traspaso
1. Documentación legal del edificio
Es lo primero que se pide y lo que más se pierde. Solicita y verifica:
- Reglamento interno vigente y sus modificaciones.
- Libro de actas completo, con los acuerdos de asamblea.
- Documentos que acrediten la representación de la Junta y los poderes del Presidente.
- Padrón actualizado de propietarios y unidades.
Un dato que explica por qué esto importa: según cifras de la SPBR de 2019 reportadas por El Comercio, cerca del 95 % de los edificios de Lima no tenía su junta inscrita. Si tu edificio está en ese grupo, el traspaso es una buena oportunidad para ordenarlo.
Trata el padrón de propietarios como lo que es: datos personales. Su entrega y custodia se rigen por la Ley N.º 29733, de protección de datos personales.
2. Estado financiero y cuentas
Aquí se juega la tranquilidad de la Junta. Pide, como mínimo:
- Estados de cuenta bancarios y conciliación a la fecha de corte.
- Reporte de cuotas pagadas, pendientes y deuda por propietario.
- Cuentas por pagar a proveedores y compromisos de gasto ya aprobados.
- El presupuesto vigente y la ejecución del año, y el fondo de reserva, si el reglamento interno lo prevé.
Define una fecha de corte única y que todos los saldos se midan a ese día. Para entender qué debería mostrarte un buen reporte, revisa la transparencia financiera en la administración de edificios y cómo organizar el presupuesto anual del edificio. Si la morosidad es alta, las tácticas están en gestión de cobros y morosidad.
3. Contratos con proveedores
Haz un listado de cada contrato activo: ascensores, bombas y cisternas, vigilancia, limpieza, jardinería, seguros, internet o cámaras. Para cada uno, anota plazo, monto, fecha de renovación y cláusulas de salida. Los contratos que vencen en los próximos 60 días son los primeros que se negocian.
4. Personal del edificio
Si hay conserjes, vigilantes o personal de limpieza en planilla, revisa su situación contractual y los beneficios laborales pendientes antes del cambio. Es un punto donde conviene la opinión de un abogado laboral, porque una obligación no registrada se convierte en un costo inesperado para la Junta.
5. Estado físico y mantenimiento
Pide los registros de mantenimiento de los equipos críticos y haz una visita conjunta con el administrador saliente y el entrante. Revisa ascensores, tanque y bomba de agua, grupo electrógeno, pozo a tierra, iluminación y puertas de emergencia. Anota lo que ya está deteriorado, para que quede claro desde cuándo y no se atribuya al nuevo administrador. El detalle de qué mantener y con qué frecuencia está en el checklist para una buena administración de edificios residenciales en Perú y, para las zonas compartidas, en la gestión de áreas comunes en edificios residenciales.
6. Seguridad, permisos y emergencias
Verifica que existan y estén vigentes los certificados y trámites de seguridad del edificio, la señalización, los extintores y el plan de emergencia, incluido el de sismos. No des por vigente un certificado sin ver su fecha: la periodicidad exacta depende del tipo de edificación y de la municipalidad distrital, así que confírmala con ella.
7. Tecnología, accesos y claves
En muchos traspasos lo que falla no es el papel, sino el acceso. Pide la entrega documentada de: cuentas bancarias y usuarios, plataforma de cobros o software de gestión, cámaras y grabaciones, control de accesos, correo y canales de comunicación con los vecinos. Cambia las claves el día del traspaso. Si el edificio no tiene herramientas digitales, mira qué conviene implementar en tecnología aplicada a la administración de edificios.
8. Reclamos abiertos y comunicación con los vecinos
Pide la lista de reclamos, conflictos y solicitudes pendientes. Un cambio de administrador sin comunicación genera desconfianza: avisa por escrito a todos los propietarios la fecha del cambio, quién atiende desde ese día y por qué canal. Para los casos vecinales que ya están en curso, consulta cómo manejar conflictos entre vecinos desde la administración.
Tabla de traspaso: qué pedir y qué señal de alerta buscar
| Qué se pide | Qué se verifica | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Libro de actas y reglamento | Acuerdos firmados, orden cronológico | Actas sin firmas o con huecos |
| Estados de cuenta y conciliación | Saldo real vs. saldo informado | Diferencias sin explicar |
| Deuda por propietario | Monto, antigüedad y gestiones hechas | Morosos sin ninguna gestión documentada |
| Contratos de proveedores | Plazo, monto y cláusula de salida | Renovaciones automáticas ocultas |
| Registros de mantenimiento | Fechas y responsables | Equipos sin revisión reciente |
| Certificados de seguridad | Vigencia en cada documento | Documentos vencidos o inexistentes |
| Accesos y claves | Entrega y cambio el día del traspaso | Usuarios que siguen en manos del anterior |
| Reclamos pendientes | Lista con estado y fecha | Reclamos antiguos sin respuesta |
El acta de entrega-recepción: cómo cerrar el traspaso
Todo lo anterior debe terminar en un acta de entrega, firmada por el administrador saliente, el entrante y el Presidente de la Junta. Como mínimo, incluye:
- Fecha de corte y fecha de inicio del nuevo administrador.
- Inventario de documentos entregados y de bienes (llaves, equipos, mobiliario).
- Saldos de cuentas, deuda de propietarios y cuentas por pagar a esa fecha.
- Estado de los equipos observado en la visita conjunta.
- Lista de pendientes y quién los asume.
Es recomendable pactar un periodo corto de acompañamiento del saliente (por ejemplo, para aclarar dudas durante las primeras semanas) y que un abogado revise el acta antes de firmarla.
Plan para los primeros 90 días
| Plazo | Prioridad |
|---|---|
| Días 1-30 | Cambiar accesos y claves, comunicar el cambio a los vecinos, cerrar el diagnóstico (documentos, finanzas, contratos) y atender urgencias de seguridad. |
| Días 31-60 | Renegociar o renovar contratos críticos, ordenar la cobranza, definir el plan de mantenimiento preventivo y el calendario de reportes. |
| Días 61-90 | Presentar a la Junta el primer informe completo y fijar los indicadores de seguimiento, por ejemplo los de esta guía de KPIs para evaluar la gestión de tu edificio. |
Errores comunes al cambiar de administrador
- Cambiar sin fecha de corte. Sin ella, nadie sabe quién responde por qué.
- Aceptar documentos “después”. Lo que no se entrega en el traspaso rara vez se entrega luego.
- No comunicar a los vecinos. El vacío de información alimenta rumores y reclamos.
- Firmar el contrato nuevo sin límites claros de gasto y de autoridad.
- Olvidar una cláusula de adecuación a la nueva ley (ver la sección siguiente).
Qué cambiará con el Decreto Legislativo 1568
El Decreto Legislativo N.º 1568, publicado el 28 de mayo de 2023, crea un nuevo régimen de propiedad horizontal que reemplazará el Título III de la Ley 27157. Todavía no rige: entra en vigencia 180 días calendario después de publicado su reglamento. Hasta ahora solo se ha publicado un proyecto de reglamento para recibir aportes. Según El Comercio (17 de agosto de 2026), un juzgado ordenó al Ejecutivo publicarlo en 30 días útiles. Al 6 de octubre de 2026 no encontramos publicación oficial: confírmalo en El Peruano antes de decidir.
Para un cambio de administración, lo útil es esto: el nuevo régimen anuncia, entre otras cosas, un registro de administradores y mecanismos contra la morosidad. Por eso, al contratar hoy, deja en el contrato una cláusula que permita adecuarlo cuando el reglamento entre en vigencia.
Cómo acompaña Metropoli Group
Metropoli Group lleva 13 años administrando edificios en Lima y gestiona más de 30 propiedades. Trabaja con una meta de no superar el 5 % de incremento anual del presupuesto y cuenta con una app propia para pagos, reportes y reservas de áreas comunes. Si tu Junta está evaluando un cambio, puedes ver los servicios o pedirnos una propuesta.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede decidir el cambio de administrador de un edificio en Perú?
La Junta de Propietarios, mediante acuerdo en asamblea y con las mayorías que establezca el reglamento interno. El acuerdo debe quedar en el libro de actas.
¿Qué documentos debe entregar el administrador saliente?
Como mínimo: libro de actas, reglamento interno, estados de cuenta y conciliación, deuda por propietario, contratos con proveedores, registros de mantenimiento, certificados de seguridad y accesos o claves.
¿Cuánto tiempo toma el traspaso?
No hay un plazo legal único. Lo razonable es pactarlo en el contrato o en el acta, con una fecha de corte clara y un periodo corto de acompañamiento.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega los documentos?
Conviene dejar constancia por escrito de lo solicitado y de lo no entregado, y consultar a un abogado sobre las acciones que corresponden. La Junta puede exigir la rendición de cuentas y la entrega.
¿El Decreto Legislativo 1568 ya cambió algo en la administración de edificios?
No todavía. Sigue vigente la Ley 27157 con su TUO; el nuevo régimen rige 180 días después de publicado el reglamento.
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Fuentes: Decreto Legislativo 1568 (SPIJ, Minjus) · Nuevas reglas de convivencia en edificios, El Comercio (17-ago-2026) · Actualidad Civil, DL 1568 · La Cámara, Régimen de Propiedad Horizontal
